Polityka prywatności urbaneventsclub.com

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest RGO (dalej: „Administrator”, „my”), prowadzący działalność w zakresie organizacji eventów rozrywkowych, w tym eventów mobilnych, imprez tematycznych, wieczorów pokerowych oraz atrakcji takich jak ruletka eventowa i blackjack na event. Nasze usługi mają charakter wyłącznie rozrywkowy i odbywają się offline – nie świadczymy usług hazardowych, nie prowadzimy zakładów ani kasyna online.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: RGO, ul. [Nazwa Ulicy] [Nr], [Kod] [Miasto], Polska,
• mailowo: [email protected],
• telefonicznie: +48 253 164 057.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, przetwarzania danych w związku z organizacją eventów lub chęci skorzystania z przysługujących Ci praw, zachęcamy do kontaktu wskazanymi wyżej kanałami lub poprzez formularz na stronie Kontakt.

2. Zakres gromadzonych danych

Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od sposobu korzystania z serwisu urbaneventsclub.com oraz charakteru Twojej relacji z nami (np. zapytanie ofertowe, rezerwacja eventu rozrywkowego, udział w wydarzeniu, zapis do newslettera).

2.1. Dane przekazywane w formularzach kontaktowych i rezerwacyjnych

Podczas korzystania z formularzy kontaktowych lub rezerwacyjnych możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy oraz stanowisko (w przypadku rozrywki dla firm i eventów korporacyjnych),
• informacje dotyczące planowanego wydarzenia (np. typ eventu, liczba uczestników, preferowane formaty eventowe – wieczór pokerowy, ruletka eventowa, blackjack na event, inne imprezy tematyczne),
• termin i lokalizację wydarzenia oraz inne dane dobrowolnie podane w treści wiadomości.

2.2. Dane do celów marketingowych i newslettera

W przypadku zapisu do newslettera lub wyrażenia zgody na komunikację marketingową możemy przetwarzać:

• imię,
• adres e-mail,
• opcjonalnie informacje o preferencjach dotyczących rodzaju eventów i form rozrywki.

2.3. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony

Podczas korzystania z serwisu gromadzimy również dane techniczne, które co do zasady nie pozwalają na bezpośrednią identyfikację użytkownika, takie jak:

• adres IP (w zanonimizowanej formie, jeśli to możliwe),
• typ i wersja przeglądarki, system operacyjny,
• czas wizyty, odwiedzane podstrony (np. /poker/, /roulette/, /corporate/, /celebrations/),
• źródło wejścia na stronę (np. wyszukiwarka, kampania reklamowa),
• dane zbierane przez pliki cookies i podobne technologie opisane w sekcji „Pliki cookies i technologie śledzące”.

3. Cele przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych, zgodnych z prawem celów związanych z organizacją eventów oraz funkcjonowaniem serwisu urbaneventsclub.com.

3.1. Realizacja zapytań i rezerwacji

Dane przekazane w formularzach kontaktowych i rezerwacyjnych wykorzystujemy w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie dotyczące naszej oferty (np. wieczór pokerowy, ruletka eventowa, blackjack na event, imprezy tematyczne, rozrywka dla firm),
• przygotowania i przesłania oferty dostosowanej do oczekiwań klienta,
• zawarcia i realizacji umowy o organizację eventów, w tym obsługi płatności i komunikacji operacyjnej związanej z wydarzeniem,
• kontaktów organizacyjnych przed i w trakcie realizacji usługi (np. potwierdzenia szczegółów scenariusza, harmonogramu atrakcji itp.).

3.2. Komunikacja marketingowa

Na podstawie odrębnej zgody możemy przetwarzać Twoje dane również w celu:

• przesyłania informacji o nowych formatów eventowych, promocjach, inspiracjach na eventy rozrywkowe i eventy mobilne,
• zaproszeń na wydarzenia pokazowe lub specjalne akcje dedykowane klientom biznesowym,
• personalizacji treści marketingowych w oparciu o Twoje dotychczasowe interakcje z serwisem.

3.3. Ulepszanie funkcjonalności strony i zapewnienie bezpieczeństwa

Dane zbierane automatycznie (w tym za pośrednictwem cookies) wykorzystujemy do:

• analizy sposobu korzystania z serwisu i jego poszczególnych podstron (np. /formats/, /gallery/, /faq/),
• optymalizacji treści i struktury serwisu pod kątem wygody użytkownika (UX) i szybkości działania,
• zapewnienia bezpieczeństwa usług, przeciwdziałania nadużyciom i atakom,
• prowadzenia statystyk odwiedzin oraz pomiaru efektywności działań marketingowych.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Podstawy prawne przetwarzania obejmują w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz do wykonania umowy, np. przygotowanie oferty, rezerwacja eventu rozrywkowego, realizacja usługi podczas wydarzenia;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych w określonym celu, np. zapis do newslettera, otrzymywanie informacji o eventach mobilnych, promocjach czy nowych imprezach tematycznych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, np. dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, prowadzenie analiz statystycznych, ulepszanie funkcjonalności strony, a także marketing bezpośredni własnych usług w granicach dopuszczonych prawem;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. obowiązki podatkowe i rachunkowe.

5. Udostępnianie danych

Twoje dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania lub udostępniane innym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce, z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zasad poufności.

W szczególności dane mogą być przekazywane:

• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi hostingu i utrzymania serwera,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych wspierających działanie serwisu i kampanii (np. analityka ruchu na stronie),
• podwykonawcom zaangażowanym w organizację eventów (np. technicy, scenografowie, dostawcy nagłośnienia i oświetlenia, obsługa foto/wideo, prowadzący programy i animatorzy), w zakresie niezbędnym do właściwej realizacji usługi,
• doradcom prawnym, podatkowym oraz podmiotom świadczącym usługi księgowe – w uzasadnionych przypadkach,
• uprawnionym organom administracji publicznej, sądom lub innym podmiotom, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych. Wszyscy nasi dostawcy i podwykonawcy są zobowiązani do stosowania odpowiednich środków ochrony danych oraz przetwarzania ich zgodnie z zawartymi umowami powierzania i regulacjami RODO.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, jakie dane to są oraz w jakich celach je wykorzystujemy;
• prawo do sprostowania danych – jeśli Twoje dane są nieaktualne lub nieprawidłowe, możesz zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia;
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych przepisami możesz zażądać usunięcia swoich danych, np. gdy wycofasz zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania Twojego sprzeciwu lub weryfikacji poprawności danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu – w dowolnym momencie możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. newsletter, komunikacja marketingowa), możesz ją w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzanie odbywa się z naruszeniem przepisów, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami mailowo pod adresem [email protected] lub poprzez formularz na stronie Kontakt. W celu zapewnienia bezpieczeństwa możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych informacji pozwalających na weryfikację tożsamości.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony potrzebą ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.

W szczególności:

• dane związane z zawarciem i realizacją umowy o organizację eventów przechowujemy przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (co do zasady do 6 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter, komunikacja o eventach rozrywkowych) przechowujemy do czasu jej wycofania,
• dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane zbierane dla celów analitycznych i statystycznych mogą być przechowywane w formie zanonimizowanej, uniemożliwiającej identyfikację osoby fizycznej.

Po upływie wyżej wskazanych okresów dane są usuwane lub trwale anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

8. Bezpieczeństwo informacji

Przykładamy dużą wagę do bezpieczeństwa informacji powierzonych nam w związku z organizacją eventów. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją czy utratą.

W szczególności korzystamy z:

• bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS) podczas korzystania z serwisu urbaneventsclub.com,
• rozwiązań hostingowych zapewniających ochronę przed nieuprawnionym dostępem,
• regularnych aktualizacji wykorzystywanego oprogramowania i monitorowania zagrożeń,
• uprawnień dostępu do danych ograniczonych wyłącznie do osób i podmiotów, dla których jest to niezbędne,
• procedur wewnętrznych dotyczących obiegu informacji i korzystania z danych.

Pomimo stosowania nowoczesnych rozwiązań technicznych żaden system nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, podejmiemy działania wymagane przepisami prawa, w tym poinformujemy odpowiednie organy oraz osoby, których dane dotyczą, jeśli będzie to konieczne.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis urbaneventsclub.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. lokalne magazyny przeglądarki, znaczniki pikselowe) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jej funkcjonalności, analizy ruchu oraz prowadzenia statystyk odwiedzin.

9.1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas odwiedzania strony internetowej. Cookies mogą pełnić różne funkcje, w tym zapamiętywać wybrane ustawienia, ułatwiać nawigację i dopasowywać treści serwisu do preferencji użytkownika.

9.2. Rodzaje wykorzystywanych cookies

W ramach serwisu możemy wykorzystywać następujące kategorie cookies:

• cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie strony, w tym obsługę formularzy (np. zapytań o eventy rozrywkowe), nawigację i ustawienia prywatności;
• cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętać wybrane przez użytkownika ustawienia (np. język, preferencje dotyczące form rozrywki);
• cookies analityczne i statystyczne – używane do analizy sposobu korzystania z serwisu, co pomaga nam ulepszać jego strukturę, treści i ergonomię;
• cookies marketingowe – wykorzystywane w celu prowadzenia działań marketingowych i remarketingowych, w tym wyświetlania reklam związanych z naszą ofertą (np. wieczór pokerowy, ruletka eventowa, blackjack na event, imprezy tematyczne).

9.3. Zarządzanie cookies

Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlana jest informacja o wykorzystywaniu plików cookies wraz z możliwością dostosowania ustawień. W każdej chwili możesz również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej lub usunąć już zapisane pliki.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu (np. poprawne działanie formularzy), ale nie powinno uniemożliwiać podstawowego korzystania ze strony.

Szczegółowe informacje na temat stosowania plików cookies znajdziesz w osobnym dokumencie Polityka cookies.

10. Kontakt i zmiany polityki

10.1. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, a także chęć skorzystania z przysługujących Ci praw, możesz kierować do nas za pośrednictwem:

• adresu e-mail: [email protected],
• formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt,
• adresu korespondencyjnego wskazanego w sekcji „Administrator danych”.

10.2. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem naszych usług, wprowadzaniem nowych funkcjonalności serwisu (np. dodatkowe sekcje z inspiracjami na eventy rozrywkowe lub eventy mobilne) czy zmianą wykorzystywanych technologii.

O wszelkich istotnych zmianach będziemy informować poprzez opublikowanie zaktualizowanej wersji na stronie urbaneventsclub.com w zakładce Polityka prywatności, a w razie potrzeby również poprzez komunikaty w serwisie lub drogą mailową.

Aktualna wersja Polityki prywatności obowiązuje od dnia jej publikacji na stronie i ma zastosowanie do wszystkich działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych podejmowanych przez RGO.